VMI-Matrix (RACI-Matrix)

Die VMI-Matrix bzw. Aktivitäten-/ Verantwortlichkeitsmatrix ist wichtig, damit ein Projekt vorankommt. Es ist wichtig, dass allen beteiligten und betroffenen Personen klar ist, welche Rolle und welche Aufgaben sie im Projekt haben. Das stärkt das Verständnis füreinander und macht den notwendigen Informationsaustausch sichtbar.

Mithilfe einer IVMI-Matrix planen Sie für Ihr Projekt, welche Personen Sie in Ihr Projekt einbinden müssen und welche Rolle diese dort übernehmen. Sie weisen für ein Arbeitspaket folgendes zu:

• Verantwortung: Die Person trägt die Verantwortung für das Arbeitspaket (statusgerechte Zielerreichung unter Einhaltung der Termin- und Ressourcenvorgaben)
• Mitarbeit: Die Person wird unterstützend tätig. Der Anstoß dazu kommt von der verantwortlichen Person, ansonsten wird von Eigeninitiative und Eigenverantwortung ausgegangen.
• Information: Die Person wird über Ereignisse und Ergebnisse des Arbeitspaketes informiert. Es handelt sich um eine Bringschuld der Verantwortlichen gegenüber dieser Person, d. h. sie muss selbst nicht aktiv werden.

Der Vorteil: Sie erkennen, wenn Sie für ein Arbeitspaket noch keiner Person die Verantwortung übertragen haben und welche Person für wie viele Arbeitspakete die Verantwortung trägt. Damit haben Sie auch im Blick, wer für das Projekt besonders wichtig ist oder kritisch werden könnte.

Die VMI-Matrix ist auch unter der Bezeichnung RSI-Matrix bekannt, wobei R für Responsibilities, S für Support und I für Information steht. Ebenfalls bekannt ist das IBZED-Schema, das sich analog darauf bezieht wobei I für Information, B für Beratung, Z für Zustimmung, E für Entscheidung und D für Durchführung steht. Aufgrund des pragmatischen und leicht nachvollziehbaren Ansatzes hat sich allerdings die VMI / RSI-Matrix durchgesetzt.

Vorgehen zur Erstellung der VMI-Matrix

Voraussetzung zur Erstellung der VMI-Matrix ist ein definierter Projektstrukturplan. Aus ihm werden die einzelnen Arbeitspakete abgeleitet und tabellarisch in der ersten senkrechten Spalte eingetragen. In der obersten waagerechten Zeile werden nun alle am Projekt beteiligten Personen und ggf. zu beteiligende Stakeholder namentlich eingetragen. Dabei ist es wichtig keine anonymen Abteilungen sondern reale Personen einzutragen. Ggf. sind dort auch Kontaktdaten zu hinterlegen.

Im nächsten Schritt wird jedem Arbeitspaket genau eine verantwortliche Person zugeordnet (nur in Ausnahmefällen mehrere Verantwortliche, da andernfalls der Abstimmungsbedarf zu sehr steigt und Reibungsverluste drohen). Anschließend diskutieren alle am Projekt Beteiligten, wer in den Arbeitspaketen mitarbeiten muss und demzufolge ein M bekommt. Dabei müssen auf jeden Fall Ressourcenengpässe und verfügbare Kapazitäten berücksichtigt werden. Abschließend werden die I´s verteilt, die sich die Beteiligten selber eintragen. Je nachdem, ob die Arbeitspakete zu diesem Zeitpunkt bereits im Detail geplant sind oder nicht, können zumindest V und M auch aus den Arbeitspaketbeschreibungen abgeleitet werden.

Die Tatsache, dass diese Informationen bereits in den Arbeitspaketen hinterlegt sind, sollte aber nicht dazu führen, dass auf den Mehraufwand der Matrix-Erstellung verzichtet wird. Ihre Stärke ist der Überblick über die gesamten Zuständigkeiten im Projekt. Außerdem ist sie gleichzeitig die Grundlage für das Informationsmanagement im Projekt.

Änderungen an der VMI-Matrix

Da sich gerade in Projekten Änderungen oft nicht vermeiden lassen, wird auch eine VMI-Matrix niemals statisch sein. Vielmehr muss sie sich den Veränderungen im Projekt und im Projektumfeld laufend anpassen. Änderungen sollten aber immer nur nach Rücksprache mit der Projektleitung und am besten nur durch sie durchgeführt werden. Gegebenenfalls sind eventuelle Auswirkungen von Änderungen auch im Team zu diskutieren.

Verantwortung für VMI-Matrix

Verantwortlich für die Erstellung und Pflege der VMI-Matrix ist die Projektleitung. Sie wird diese erstmals im Kick-off-Workshop erstellen und dann jeweils auf dem aktuellen Stand halten. In der Praxis hat es sich darüber hinaus bewährt die VMI-Matrix mit den Linienvorgesetzten der Projektteammitglieder und dem Steuerkreis abzustimmen bzw. sie dort genehmigen zu lassen.